Regulamin konferencji na rok 2024 w opracowaniu
REGULAMIN KONFERENCJI FORUM DOLNOŚLĄSKIE DOLMED.Tech 2023 - edycja II
§1. Postanowienia ogólne
1.1. Niniejszy Regulamin określa prawa i obowiązki Uczestników Konferencji oraz Organizatorów Konferencji, dalej zwany jest Regulaminem.
1.2. Organizatorem Konferencji jest: Dolnośląskie Centrum Medyczne DOLMED Spółka Akcyjna z siedzibą we Wrocławiu, ul. Legnicka 40, 53-674 Wrocław, KRS 0000242837, zwana w dalszej części Regulaminu Organizatorem, we współpracy z UDS Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu.
1.3. Konferencja, odbywa się w terminie, miejscu oraz formie wskazanej przez Organizatora. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany właściwości Konferencji, wskazanych w zdaniu pierwszym, do dnia rozpoczęcia Konferencji. Celem konferencji jest wymiana wiedzy i doświadczenia specjalistów branży medycznej i zdrowia publicznego oraz możliwość wykorzystania rozwiązań technologicznych w medycynie, ze szczególnym uwzględnieniem podmiotów leczniczych Dolnego Śląska.
1.4. Uczestnikami Konferencji mogą być: placówki i instytucje medyczne oraz firmy i startupy branży medycznej, a także administracja rządowa i samorządowa, instytucje i podmioty posiadające ofertę skierowaną do sektora ochrony zdrowia, przedstawiciele uczelni oraz inne osoby związane zawodowo z tematyką Konferencji oraz przedstawiciele nabywców Pakietów, w dalszej części Regulaminu zwani Uczestnikami.
1.5. W ramach Konferencji mogą odbywać się panele dyskusyjne z przedstawicielami branż medycznych i wykładowców naukowych, prezentacje Uczestników Konferencji, oraz wystawa przedsiębiorstw branż medycznych. Bieżący plan Konferencji dostępny będzie na stronie internetowej www.dolmed.tech
§2. Rejestracja uczestnictwa w Konferencji
2.1. Warunkami uczestnictwa w Konferencji są:
2.2.1. Zgłoszenie chęci uczestnictwa w Konferencji poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego w Serwisie Internetowym Konferencji lub przesłanie formularza rejestracyjnego na adres korespondencyjny Organizatora (DCM DOLMED S.A., ul. Legnicka 40, 53-674 Wrocław, e-mail : marketing@dolmed.pl) lub zgłoszenie w Biurze Organizatora (j.w.)
2.2.2 Ustalenie z Organizatorem warunków uczestnictwa – rodzaj Pakietu, zakres Pakietu, cena ostateczna Pakietu. Ustalenie zostanie potwierdzone przez Organizatora wiadomością e-mail.
2.2.3. Uiszczenie opłaty w wysokości i terminie podanych przez Organizatora w wiadomości e-mail o której mowa w punkcie 2.2.2.
2.3. Termin nadsyłania zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji za pośrednictwem Serwisu Internetowego Konferencji www.dolmed.tech upływa w dniu wskazanym przez Organizatora w w/w serwisie. Rejestracja po tym terminie będzie możliwa wyłącznie za zgodą Organizatora. Organizator zastrzega sobie możliwość wcześniejszego zakończenia rejestracji na konferencję w przypadku wyczerpania limitu miejsc.
2.4. Organizator zastrzega, że liczba miejsc na udział w Konferencji jest ograniczona, w tym ograniczona w ramach poszczególnych Pakietów.
2.5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za podanie błędnych lub nieprawdziwych danych przez Uczestnika podczas rejestracji uczestnictwa w Konferencji.
2.6. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego zamieszczonego na stronie internetowej Konferencji oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także przestrzegania przepisów prawnych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.
§3. Pakiety
3.1 Zakres świadczeń ze strony Organizatora na rzecz nabywcy Pakietu określają rodzaje Pakietów dostępne na stronie www.dolmed.tech., a jeżeli zakres Pakietu został ustalony indywidualnie – uzgodniony zakres potwierdzony przez Organizatora wiadomością e-mail.
3.2 Świadczenia w zakresie noclegów realizowane są przez Podwykonawców. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za realizację usługi w tym zakresie.
3.3. Prezentacje firm do prelekcji podczas konferencji winny zostać przesłane do zaakceptowania Organizatora na 14 dni przed Konferencją na adres e-mail:marketing@dolmed.pl
3.4. Wygłaszane w czasie Konferencji tezy i poglądy są poglądami wygłaszającego je Uczestnika i Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ich formę ani treść merytoryczną.
3.5. Uczestnicy nie mogą wygłaszać tez i poglądów nawołujących do nienawiści lub dyskryminacji jakichkolwiek osób na tle rasowym, kulturowym, etnicznym, wyznaniowym, światopoglądowym lub ze względu na płeć. Ponadto niedopuszczalne jest propagowanie ideologii i symboliki związanej z ustrojami totalitarnymi.
3.6. Jeżeli realizacja prezentacji wymaga zgód, pozwoleń etc. podmiotów trzecich, uzyskanie w/w leży po stronie Uczestnika. Uczestnik zobowiązany jest zapewnić, aby realizowana przez niego prezentacja spełniała wymogi prawa polskiego.
3.7. Wymagania Uczestnika w zakresie zasilania bądź wszelkich innych mediów lub podłączeń związanych ze stoiskiem lub prezentacją powinny być zgłoszone do organizatora najpóźniej 21 dni przed rozpoczęciem wydarzenia lub następnego dnia po rejestracji jeśli okres będzie krótszy. Organizator dołoży starań aby zapewnić wymagane media i poinformuje Uczestnika bezzwłocznie o sytuacji braku możliwości zapewnienia oczekiwanych rozwiązań technicznych.
§4. Opłaty
4.1. Informacja na temat wysokości opłat za uczestnictwo w Konferencji zamieszczona na stronie Serwisu Internetowego Konferencji www.dolmed.tech w sekcji „Zamów pakiet”, a potem „Zarezerwuj” nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. Opłata ustalana jest indywidualnie po zgłoszeniu Uczestnika zgodnie z punktem 2.2. Regulaminu.
4.2. Opłatę za udział w Konferencji należy uiścić na wskazane w fakturze Proforma konto.
4.3. Brak uregulowania należności za udział w Konferencji w terminie podanym na fakturze Proforma upoważnia Organizatora do anulowania zgłoszenia uczestnictwa, bez ponoszenia z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej. O anulowaniu uczestnictwa Zgłaszający zostanie poinformowany w terminie 2 dni roboczych.
4.4. Na dokonane wpłaty wystawione zostaną właściwe faktury.
4.5. Wystawcą faktury proforma oraz faktury VAT są: UDS sp. z o.o. lub DCM Dolmed S.A.
§5. Rezygnacja z udziału w Konferencji
5.1. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Konferencji wyłącznie przed dokonaniem jakiejkolwiek części płatności, nie później niż w terminie 21 dni przed rozpoczęciem Konferencji. Rezygnacja Uczestnika z udziału w Konferencji powinna być dokonana w formie pisemnej lub e-mail.
5.2. W przypadku rezygnacji z uczestnictwa w Konferencji lub nieobecności na Konferencji, po dokonaniu płatności przez Uczestnika, dokonana płatność nie podlega zwrotowi.
§6. Reklamacje
6.1. Wszelkie reklamacje Uczestników Konferencji wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres siedziby Organizatora lub drogą mailową na adres e-mail: marketing@dolmed.pl
6.2. Reklamacje Uczestników Konferencji mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 3 dni od dnia zakończenia Konferencji.
6.3. Po upływie wyżej określonego terminu żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.
§7. Dane osobowe
Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r., Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 (dalej ,,rozporządzenie”) informujemy, że:
7.1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych (dalej ,,Administrator”) jest DCM DOLMED S.A. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Legnicka 40.
7.2. Jako Administrator odpowiadamy za wykorzystanie Pani/Pana danych osobowych w sposób bezpieczny oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami.
7.3. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych:inspektor@dolmed.pl
7.4. Pani/Pana dane osobowe:
a) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. będą przetwarzane będą w celu zawarcia i realizacji zawartej z Panią/Panem umowy,
b) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. będą przetwarzane w celu wypełnienia prawnego obowiązku związanego z wystawianiem i przechowywaniem dokumentów oraz faktur za świadczone bądź zlecane przez Administratora usługi, realizacji przysługujących Pani/Panu lub Administratorowi uprawnień posprzedażowych, w tym także dla obrony przed i w związku z dochodzeniem roszczeń oraz realizowania innych obowiązków prawnych przed urzędami państwa.
c) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. będą one przetwarzane w celu wykonywania marketingu bezpośredniego,
d) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a ogólnego rozporządzenia na podstawie odrębnie udzielonej przez Państwa zgody — w przypadku jej udzielenia — będą przetwarzane w celu przesyłania informacji handlowych.
7.5. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą przez inne podmioty, świadczące dla Administratora usługi m.in. noclegów, cateringu, organizacji Konferencji, ochronę mienia i osób, oraz archiwizacyjne, serwis sprzętu informatycznego oraz programów komputerowych w których dane są gromadzone, wszelkie inne usługi wspomagające podejmowane działania Administratora przy prowadzonej przez niego działalności w związku z realizacją zawartych przez Administratora z osobami trzecimi lub Panią/Panem umowy.
7.5.1. Administrator informuje, że podczas konferencji będzie gromadził dane w postaci zdjęć i filmów, dokumentujących przebieg wydarzenia. Wytworzony materiał, Administrator może wykorzystać do celów związanych z własną promocją oraz promocją przyszłych wydarzeń przez niego organizowanych. Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.
7.6. Posiada Pani/Pan prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, a jeżeli przetwarzanie danych osobowych przez Administratora odbywa się na podstawie zgody przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie poprzez wysłanie informacji pisemnej na adres Przedsiębiorstwa Administratora bądź e-mail Inspektora Danych Osobowych podany w pkt. 3
7.7. Niezależnie od postanowień pkt. 6 przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, których podstawą nie jest Państwa zgoda, umowa czy przepis prawa. Wobec prowadzonego przez Administratora marketingu bezpośredniego, w tym profilowania i danych przetwarzanych na innej podstawie prawnej niż wskazana w zdaniu pierwszym możecie Państwo złożyć sprzeciw na adres Przedsiębiorstwa Administratora bądź e-mail Inspektora Danych Osobowych podany w pkt. 3 W przypadku złożenia sprzeciwu po rozpatrzeniu Państwa wniosku nie będzie możliwe przetwarzanie przez Administratora danych osobowych objętych sprzeciwem, chyba, że wykażemy iż istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności lub istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
7.8. Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą przez okres wyznaczony przez administratora tj. 10 lat przy czym w przypadku wniesienia sprzeciwu dla przetwarzania danych osobowych, aż do momentu wniesienia sprzeciwu, który został uwzględniony w trybie określony w pkt. 7.
7.9. Mają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych jeżeli uważacie, iż przetwarzanie danych osobowych przez administratora odbywa się z naruszeniem przepisów prawa.
7.10. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże odmowa podania danych uniemożliwiających realizację umowy może skutkować odmową realizacji zamówienia/umowy.
§8. Postanowienia końcowe
8.1. W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn zależnych wyłącznie od Organizatorów, Organizatorzy niezwłocznie zwrócą kwoty wpłacone przez Uczestników na wskazane przez nich konta bankowe.
8.4. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora, chyba że przepisy powszechnie obowiązującego prawa stanowią inaczej.
8.5. Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych.
8.6. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego.
8.7. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
8.8. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją, jak również w miejscach zakwaterowania.
8.9. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie Serwisu Internetowego Konferencji.
8.10. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w terminie 3 dni od dnia ich zamieszczenia na stronie Serwisu Internetowego Konferencji. Przy czym w odniesieniu do usług będących w toku, zastosowanie ma wersja regulaminu obowiązująca w chwili składania rezerwacji przez Uczestnika.
8.11. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji/wykupionego Pakietu i obowiązują wszystkich Uczestników.